Ajan myötä prosesseihin ja käytäntöihin kertyy monimutkaisuuksia ja poikkeamia. Järjestelmien uusiminen pakottaa parhaimmillaan yksinkertaistamaan ja automatisoimaan prosesseja.
– Kun järjestelmän uusiminen on ajankohtaista, kannattaa aloittaa alusta. Miettiä rohkeasti mitä tarvitaan, etsiä uusia ideoita ja yksinkertaistaa yksinkertaistamisen jälkeen, hakea markkinoilta ratkaisuja, jotka tehostavat omaa toimintaa. Ei siis hankita uutta samanlaista järjestelmää tai tyydytä ratkaisuun, jonka saisi kilpailuttamatta, Abilitan varhaiskasvatuksen yksikönjohtaja Petri Järvinen toteaa.
Modernin järjestelmän lisäämä läpinäkyvyys tuo toimintaan uusia näkökulmia ja faktoihin perustuvaa kyvykkyyttä priorisoida tehtäviä. Automatiikkaa voidaan hyödyntää niin päätösten valmistelussa kuin päätöksenteossakin.
Sopivin järjestelmä kilpailukykyiseen hintaan
– Kaikkea ei kannata tehdä itse. Kannattaa valita sellainen kumppani, joka tuntee toimialan, pystyy tarjoamaan prosesseihin toimivan järjestelmän, sekä on halukas ja kyvykäs kehittämään toimintaa yhdessä. Tässä kumppani eroaa järjestelmätoimittajasta, Järvinen sanoo.
– Ei ole järkevää resurssien käyttöä määritellä sadoittain yksittäisiä vaatimuksia, jotka koskevat järjestelmän ei-keskeisiä ominaisuuksia. Usein vaaditaankin rohkeutta karsia pakollisia vaatimuksia ja luottaa referenssien voimaan järjestelmän toimivuudesta samankaltaisessa ympäristössä. Mutta tämä edellyttää sitä, että on määritelty tärkeimmät prosessit ja niiden toiminnot, joihin valittavan järjestelmän toimintaa voidaan verrata, jatkaa Järvinen.
Markkinavuoropuhelulla edesautetaan hankinnan onnistumista, etenkin, jos tarkoituksena on kokeilla jotain uutta innovatiivista ratkaisua, totutusta poikkeavaa hankintamenettelyä tai uudenlaisia valintakriteerejä. Myös sopivan kilpailutusmenetelmän valinta on tärkeää; liian vähän käytetään neuvottelumenettelyä ja muita ketterämpiä kilpailutuksen muotoja. Keskustelemalla toimittajien kanssa etukäteen saadaan parempia tarjouksia ja vältytään yllätyksiltä prosessin loppuvaiheissa.
Hämeenlinnalle paras varhaiskasvatuksen kokonaisratkaisu oli Päikky
Hämeenlinnan kaupunki haki varhaiskasvatuksen asiakas- ja toiminnanohjausjärjestelmänsä kilpailuttamisella parempaa käytettävyyttä, lisää toimintavarmuutta sekä mobiileja työkaluja varhaiskasvatuksen henkilökunnalle ja huoltajille.
– In-house-hankinnat eivät aina johda parhaaseen lopputulokseen. Asioita on aina tarkasteltava tapauskohtaisesti ja mietittävä tarkkaan mitä halutaan ja mikä on strategian mukainen tavoite. Kilpailutus haastaa miettimään mitä ollaan ostamassa. Lisäksi kilpailuttamalla on mahdollisuus saada paremmin omia yksilöllisiä tarpeita huomioiva järjestelmä, sivistyksen ja hyvinvoinnin toimialan kehittämispäällikkö Janne Orkola toteaa.
– Abilitan järjestelmästä löytyivät kattavasti tarjouspyynnön vaatimusmäärittelyn elementit. Lisäksi Päikky on muokattavissa meidän tarpeisiimme. Meillä on kova vaatimustaso tietojärjestelmille. Asiakas- ja toiminnanohjausjärjestelmässä tarvitaan molempia puolia: järjestelmän pitää sekä palvella asiakkaita että helpottaa päivittäisten asioiden hallinnointia, Orkola painottaa.
